Le mail est aujourd'hui le moyen de communication et de travail privilégier en entreprise.

Cependant, son usage change en fonction de chacun, il n'existe pas de règle clair, qui soit comprise et appliquée par tous les utilisateurs d'une entreprise.

L'email pro est souvent utilisé à des fins personnelles. Pourquoi ?

Parce que rien ne permet vraiment de différencier un mail pro d'un mail perso, ni le client de messagerie, outlook ressemble fortement à windows mail ou outlook express ; entourage ne dépaysera pas l'utilisateur non plus, seul Lotus désorientera quelque instant l'utilisateur de base.

On remarque souvent en entreprise l'usage abusif de la copie : le A ou C du destinataire comprend souvent l'ensemble des destinataires sans différenciation.

Et pourtant, une différenciation entre le destinataire et les personnes informées permettrait de gagner en productivité et en efficacité bien souvent.

D'ou l'idée d'associer un RACI à la messagerie professionnelle. Le RACI est une méthode très utilisé en entreprise afin de déteminer le qui fait quoi et informe qui, notamment dans les grandes structures ou les employés ont souvent du mal à appréhender leur périmètre d'intervention, leurs responsabilités et leurs tâches. Le plus souvent, ce manque de clareté amène un flou qui permet à chacun de ne pas se sentir concerné ou au contraire provoque une multiplication des actions par des acteurs différents, chacun ayant pris pour soi me message...

La mise en place d'un RACI à la place du standard C / CC / BCC permettrait de responsabilisé les acteurs.

Un seul destinataire possible en A (Accoutable soit l'Autorité en charge de la tâche) . Plusieurs en R (Responsable = Réalise la tache) Plusieurs en C (consulté) Plusieurs en I (Informé)

Des règles de routage dans le client de messagerie pourrait être ainsi très simplement mise en place en fonction de ce RACI pour que l'utilisateur sache lors de la réception d'un mail s'il est Accoutable (il est propriétaire de la tache) ou s'il doit apporter son aide à une action (Consulté) ou s'il est informé d'une tâche ou action (Informé). Des critères de couleurs pouvant aider à la visualisation de l'ensemble. Ce découpage initié par le Responsable, aurait l'avantage de déterminer dés le début les rôles de chacun des interlocuteurs et ainsi éviter une perte de temps préjudiciable au projet. Libre à chaque groupe de modifié les autres personnes des sous-groupes ( A peut tout modifier, R peut modifier C et I; C peut modifier la liste des informés). Bien sur, il serait possible de relier ce mail/RACI à un ensemble de tâche définie préalablement (tâche d'un projet GANTT par exemple, Fiche d'expression de besoin, Tâche à délivrer).

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